Um daqueles professores que nos marcam para a vida, quando abordava nas suas aulas o tema da imprevisibilidade e da importância da intervenção do gestor, usava a seguinte expressão: “…as organizações devem controlar o controlável para se prepararem para o incontrolável…”.
Apesar de não ser possível prever e, muito menos, evitar a ocorrência de muitos dos eventos ou fenómenos que podem interferir significativamente no dia-a-dia das organizações, o gestor deve ter um papel determinante na redução dos efeitos negativos desses eventos ou na exploração das oportunidades proporcionadas pela nova realidade.
O significado da palavra controlável relaciona-se com o facto de o gestor ter o poder de tomar decisões sobre os recursos disponíveis na organização, bem como sobre o processo de envolvimento das pessoas que dela fazem parte. Está na sua mão formular as perguntas fundamentais quanto ao futuro da organização e encontrar as soluções respectivas.
Tais perguntas estão relacionadas com os sinais que podem pôr em causa os pressupostos que serviram de base à formulação da estratégia da organização - como, por exemplo, encontrar o valor que aporta à organização cada uma das componentes das suas propostas de valor. E avaliar o custo associado à disponibilização para o cliente de cada uma dessas diferentes componentes da proposta de valor. São ainda perguntas relacionadas com a rentabilidade de segmentos de clientes e famílias de produtos e o papel que cada um deles deverá ter na estratégia comercial da organização. Um papel que poderá estar associado à rentabilidade, à criação de volume ou à promoção de uma certa imagem. Quais as respostas a este tipo de perguntas? Como agir em consequência dessas respostas? Não é um processo imediato. Leva tempo e obriga a um certo grau de maturidade estratégica da organização.
Assim, o gestor deverá conseguir desenvolver uma organização proativa, com capacidade para antecipar e entender o impacto de eventos não controláveis para decidir e agir atempada e adequadamente. Criar o que se poderá chamar um estado de prontidão. Um compromisso contínuo com a gestão da rentabilidade e dos custos que permita ultrapassar dificuldades e explorar oportunidades.
O programa de formação para executivos Controlo de Custos para a Maximização de Resultados que a Porto Business School vai realizar, no próximo mês de maio, tem como objetivo principal contribuir para que os gestores e todos os envolvidos na criação e implementação de sistemas de controlo de gestão fiquem preparados para ajudar as suas organizações a estarem prontas para o imprevisível.
O desenho deste programa foi inspirado num caso real que acompanha as sessões do princípio ao fim. O caso de uma organização que cresceu a dois dígitos anualmente desde a sua fundação. Mas que, a certa altura, fica desorientada em face de desafios novos criados por uma súbita mudança no ambiente externo. Fica longe do seu estado de prontidão.
Esta situação provoca que a equipa de gestão tenha que identificar e implementar, num curto espaço de tempo, um conjunto de ações drásticas que permitam a sobrevivência da empresa, correndo o risco de pôr em causa a sua estratégia de desenvolvimento futuro. Nessa altura, a organização é obrigada a concentrar a sua atenção e energia na gestão de emergências, desfocando-a dos assuntos estratégicos.
Tendo como pano-de-fundo este caso, serão apresentados e aplicados diferentes instrumentos de análise de custos e rentabilidade, e analisadas diferentes metodologias associadas com o tema, discutindo aspetos relacionados com a sua utilização no terreno.
A parte final do programa será dedicada à criação de um plano de gestão de custos e maximização de resultados e à identificação de problemas relacionados com a sua implementação, discutindo a melhor forma de os ultrapassar.
Artigo de Vasco Viana, diretor do Open Executive Programme Controlo de Custos para Maximização de Resultados.
